Et perfekt møde har en klar og præcis dagsorden, med nok tid til hvert punkt på dagsordenen. Er det med, må man formode, at det er vigtigt, og derfor skal der være tid til, at det kan blive blive diskuteret grundigt.

Mødelokalet skal være godt oplyst, rummeligt og behageligt, med god akustik og moderne teknologi som mikrofoner og projektionsskærme. Det er en forudsætning for, at alle kan følge med i mødet og tydeligt se og høre, hvad der er på dagsordenen.

Mødet skal naturligvis begynde til tiden, med alle vel mødte og klar til at fokusere på den opgave, der skal løses. Formanden eller moderator ville føre mødet på en professionel og organiseret måde, så alle deltagere får mulighed for at tale og blive hørt. Herunder er det vigtigt også at spørge de mere introverte om deres mening, da de ofte sidder og gemmer på gode pointer.

Diskussionen under mødet bør altid være produktiv og fokuseret, mens deltagerne aktivt lytter til hinanden og engagere sig i fremmende dialoger. Der bør være en sund blanding af ideer og perspektiver, med teammedlemmer, der tilbyder konstruktiv feedback og forslag. Gruppen skal naturligvis arbejde sammen for at identificere mål, udfordringer og mulige løsninger, og alle bør bevæge sig mod at træffe beslutninger og tage handling. Handling er det vigtigste, der kan komme ud af at møde, fordi det betyder, at man er klar til at skifte adfærd hen mod det mål, der skal indfries.

Ved mødets afslutning bør formanden opsummere de vigtigste pointer og handlingspunkter, og bør ligeledes sørge for, at alle forstår deres roller og deres ansvar fremadrettet. Mødet skal så vidt som muligt slutte til tiden, gerne med efterfølgende plads til ’networking’ og socialisering blandt deltagerne.

Det ekstra trick: Hold møderne I nye omgivelser

For de personer, der går til mange møder, kan der være en tendens til, at det hele bliver en smule monotont. Derfor kan det være godt for humøret og kreativiteten, når man mødes i nye omgivelser for at holde mødet. Et centralt sted at mødes, hvis man kommer fra forskellige dele af landet, er Odense. Der findes mange gode mødelokaler i Odense, hvilket er med til at gøre det nemt at mødes centralt, hvortil der går kollektiv trafik og nemt kan findes steder med gode faciliteter og forplejning.

De friske omgivelser er særdeles brugbare, når formålet er at finde løsninger, da nye stimuli kan være med til at få hjernen til at tænke i nye baner.